Política de Privacidad
1. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Mayo 11 – 2023
I. OBJETIVO
Como parte de nuestras políticas de protección de datos personales, las compañías que conforman el Grupo Espumados, Impsercom S.A.S. como sociedad matriz y Espumados S.A., Espumas Del Valle S.A., Espumas Medellín S.A., GE Logística S.A.S., Espumados Del Litoral S.A. como sociedades subordinadas, cumplen rigurosamente con los lineamientos establecidos por la normatividad vigente en Colombia en materia de protección de datos personales, de acuerdo con el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como el Decreto 1074 de 2015, 090 de 2018 y demás normas que las modifiquen o adicionen.
Nuestro compromiso es garantizar la seguridad y confidencialidad de la información personal que manejamos, obteniendo siempre el consentimiento explícito de los titulares de los datos para su tratamiento, y cumpliendo con las obligaciones legales en cuanto a la recolección, uso, circulación, supresión y entrega de información personal.
Grupo Espumados se encuentra comprometido con la privacidad de la información personal de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados, accionistas y el público en general, por lo que esta política es de obligatorio cumplimiento para todas sus compañías quienes actuarán como responsables del tratamiento de datos personales y garantizarán el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos.
Todas las compañías que forman parte del Grupo Espumados (compañía matriz, subordinadas y subsidiarias), serán responsables conjuntamente del tratamiento de los datos personales, de acuerdo con lo establecido en las presentes políticas. Esto significa que dichas compañías podrán llevar a cabo el tratamiento de datos personales de forma colaborativa, con el fin de cumplir con los objetivos y finalidades señalados en las políticas de tratamiento de datos.
II. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular del Dato para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de tratamiento de datos personales del Grupo Espumados, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Compañías: Hace referencia a las compañías que integran el Grupo Espumados.
Datos Biométricos: son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como huellas dactilares, geometría de mano o ADN.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Personal Semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información.
Dato Personal Privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su Titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Grupo Espumados: Grupo empresarial conformado por Impsercom S.A.S en calidad de matriz y Espumados S.A., Espumados Del Litoral S.A., Espumas Del Valle S.A., Espumas Medellín S.A. y GE Logística S.A.S. como sociedades subordinadas.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Clientes y prospecto de clientes, proveedores, contratistas, accionistas, aliados, visitantes, empleados, aprendices, candidatos de procesos de selección y cualquier otra persona natural cuyos datos
personales sean objeto de tratamiento por las compañías que integran el Grupo Espumados.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Política de Tratamiento: se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por el Grupo Espumados, de conformidad con los lineamientos de la legislación
vigente en la materia.
Protección de Datos: son todas las medidas que se toman, tanto a nivel técnico como jurídico, para garantizar que la información de los usuarios de una compañía, entidad o de cualquier base de datos,
esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a esta, por parte de personas no autorizadas.
RNBD: el Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
SIC: Superintendencia de Industria y Comercio.
III. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
a) Legalidad: Grupo Espumados es consciente del tratamiento reglado al que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Finalidad: Grupo Espumados tratará los datos con una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al Titular.
c) Consentimiento informado o principio de libertad: Grupo Espumados ejercerá el tratamiento de datos personales únicamente con el previo consentimiento, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial que
releve el consentimiento.
d) Calidad o veracidad del dato: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En Grupo Espumados está prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Transparencia: El Grupo Espumados garantiza el derecho al Titular del dato a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan.
f) Acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley con excepción de la información pública.
Grupo Espumados no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
g) Seguridad del dato personal: Grupo Espumados manejará la información sujeta a Tratamiento con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de datos públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
IV. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Las empresas que integran el Grupo Espumados, actuaran como responsables del tratamiento, por lo tanto, estas se encuentran identificadas de la siguiente manera:
Espumados S.A.
NIT:860.036.649-5
Teléfono: PBX: (601) 7309130
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Autopista Sur, Carrera 4 No. 6-15 – Soacha Cundinamarca
Página web: www.romancerelax.com
Página web: www.grupoespumados.com
Espumados Del Litoral S.A.
NIT: 800.177.119-1
Teléfono: PBX: (605) 3197430
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Calle 110 No. 9G-520 Avenida Circunvalar Km7. – Barranquilla Atlántico
Página web: www.romancerelax.com
Página web: www.grupoespumados.com
Espumas Del Valle S.A.
NIT: 890.320.240-3
Teléfono: PBX: (602) 6849000
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Carrera 146 No. 25-105 Callejón de la Viga, Vía Cali Jamundí – Cali Valle del Cauca
Página web: www.romancerelax.com
Página web: www.grupoespumados.com
Espumas Medellín S.A.
NIT: 890.921.665-9
Teléfono: PBX: (604) 4441423
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Carrera 48 No. 98 sur – 05 Variante a Caldas Km3 – La Estrella Antioquia
Página web: www.romancerelax.com
Página web: www.grupoespumados.com
GE Logística S.A.S.
NIT: 901.277.387-2
Teléfono: PBX: (604) 4441423
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Carrera 48 No. 98 sur – 05 Variante a Caldas Km3 – La Estrella Antioquia
Página web: www.grupoespumados.com
Impsercom S.A.S.
NIT: 900.755.426-9
Teléfono: PBX: (601) 7309130
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Autopista Sur, Carrera 4 No. 6-15 – Soacha Cundinamarca
Página web: www.grupoespumados.com
De otra parte, Grupo Espumados gestionará las solicitudes realizadas por los Titulares de los datos, relacionadas con el ejercicio de sus derechos (Consultar, reclamar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización del tratamiento). Para tal efecto, el Titular del Dato, podrá radicar las solicitudes con el área de Tratamiento de Datos Personales denominada Dirección Nacional de Cumplimiento y Asuntos Regulatorios, mediante el correo electrónico: [email protected]
En caso de que las personas no tengan acceso a dispositivos digitales, las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos derivados del Habeas Data se pueden ejercer directamente en cualquiera de nuestras Oficinas a nivel nacional ubicadas en las direcciones anteriormente mencionadas, en el horario de 7:00 am a 5:00 pm de lunes a viernes.
V. GENERALIDADES
Grupo Espumados se compromete a:
Todo empleado que inicie vínculo laboral con alguna de las Compañías tendrá en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios 1377 del 2013 y 1074 del 2015.
Incluir en el reglamento interno de trabajo un texto relativo a la obligación de cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios 1377 del 2013 y 1074 del 2015.
Todo tercero que por relación con áreas o con alguna de las Compañías del Grupo Espumados requiera bases de datos personales, se le exigirá cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del Titular para tratar sus datos personales.
A todos los proveedores, clientes, vinculados por cualquier medio utilizado, o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de Grupo Espumados, se solicitará la autorización por escrito para que sus datos personales puedan ser tratados de acuerdo con una finalidad específica, de acuerdo con la naturaleza de la relación con el tercero.
Todas las Bases de Datos que las áreas y compañías que integran el Grupo Espumados traten, tendrán su debido respaldo con garantía de recuperación (Back up).
De requerirse algún tipo de envío de bases de datos o masivos, se debe asegurar que estos se realicen de manera cifrada.
Anualmente el Grupo Espumados debe realizar campañas de actualización de sus bases de datos.
Para el Tratamiento de bases de datos todas las áreas que así lo requieran tendrán el procedimiento escrito que garantice el cumplimento de la Política, de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios 1377 del 2013 y 1074 del 2015.
VI. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO
DE DATOS:
Con anterioridad y/o al momento de la recolección de los datos personales, Grupo Espumados solicitará al Titular de los datos su autorización para la recolección y tratamiento de estos, de manera previa y expresa, así mismo se debe informar al Titular:
Finalidad para la cual se solicita la recolección del dato.
Derechos que tienen los Titulares frente al Grupo Espumados en cuanto a responsabilidad del tratamiento y los medios para ejercerlos.
La identificación de las compañías del Grupo Espumados.
La ubicación de la política de tratamiento de datos personales del Grupo Espumados.
La autorización del Titular del dato se podrá obtener utilizando medios electrónicos idóneos, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.
Los datos recolectados por las compañías del Grupo Espumados, serán almacenados de manera física y utilizando medios tecnológicos, con el propósito de salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los Titulares.
Grupo Espumados se compromete a conservar la prueba de la autorización del tratamiento de manera adecuada, velando y respetando los principios de confidencialidad, seguridad y circulación restringida.
En caso de no contar con una autorización previa y expresa, las compañías del Grupo Espumados se abstendrán de recolectar y tratar los datos personales.
Grupo Espumados, podrá recolectar y tratar los datos personales sin necesidad de autorización del Titular en los siguientes casos:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Las autorizaciones para el tratamiento de los datos personales se podrán obtener por cualquier medio que garantice su consulta posterior en el caso de requerirse. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada.
Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos exigidos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
VII. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y FINALIDAD:
La información que es incorporada en las bases de datos de las compañías que integran el Grupo Espumados, será recolectada y tratada conforme a la normatividad vigente con las siguientes finalidades:
Clientes
Validar y verificar la identidad de clientes y prospecto de clientes para el ofrecimiento de un bien, producto o servicio.
Ejecutar relaciones contractuales con clientes de acuerdo al desarrollo de su objeto social.
Evaluar la calidad del servicio prestado a sus usuarios.
Enviar información relativa a temas de comercialización, publicidad y/o promoción de bienes, servicios y/o productos a través de: correo electrónico, correo físico (certificado), mensajes de texto, llamada
telefónica y redes sociales.
Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno, fraude o actividades ilegales.
Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o datos públicos que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
Otorgar garantía sobre los productos y servicios adquiridos según la ley aplicable.
Desarrollar e implementar programas de fidelización y/o mejora de los productos y servicios para los clientes.
Realizar actividades de videovigilancia.
Gestionar las consultas, quejas y reclamos presentadas por los Titulares de datos personales, respecto de los servicios y productos ofrecidos por las Compañías.
Gestionar transacciones electrónicas con pasarelas de pago.
Empleados y aspirantes
Efectuar todo el proceso de evaluación, escogencia y vinculación laboral del recurso humano, además del registro en las bases de datos del personal vinculado.
Realizar estudios a nivel organizacional sobre clima laboral, incremento salarial y demás políticas laborales a desarrollar.
Soportar procesos de revisoría fiscal y en general cualquier auditoria a nivel corporativo.
Para cualquier otro indicado en la autorización otorgada por el Titular para el manejo de datos o descritos en el aviso de privacidad a que haya lugar.
Suministrar, entregar, compartir, enviar información para ejercer el derecho sobre cualquier acreencia que se halla pactado con anterioridad o en la actualidad con El Grupo Espumados.
Realizar actividades requeridas por el área de Gestión Humana, incluyendo, pero sin limitarse a: la identificación plena del empleado o aprendiz, archivo y manejo de su información de contacto y de su
información académica y profesional.
La prevención de fraudes y lavado de activos, y el control de los mecanismos y protocolos de seguridad y videovigilancia de la infraestructura y de las instalaciones.
Ofrecer programas de bienestar empresarial para los empleados y sus familiares, así como la comunicación de eventos y programas institucionales.
Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado.
Compartir información con proveedores, consultores y contratistas con los que la Compañía desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social.
Compartir los Datos Personales con las Compañías pertenecientes al Grupo Espumados para ofrecer productos.
Proveedores y contratistas
Realizar el proceso de selección y vinculación del proveedor.
Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado y financiera a partir de los resultados del proveedor o contratista.
Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del proveedor o contratista.
Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno, fraude o actividades ilegales.
Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o datos públicos que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
Realizar actividades de videovigilancia.
Gestionar las consultas, quejas y reclamos presentadas por los Titulares de datos personales.
VIII. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:
Grupo Espumados, recolectará, almacenará, usará y/o circulará los datos durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables. Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de la normatividad vigente, se procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. Los datos personales serán conservados hasta cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual y lo establecido en el Procedimiento de Gestión Documental.
Se presentarán reportes y actualizaciones ante la SIC los 10 primeros días de cada mes si se presentan cambios sustanciales y se reportara cada 6 meses los reclamos formales realizados por los Titulares de los Datos (durante los primeros 15 días hábiles del mes).
IX. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.
Por lo anterior, en el caso que El Grupo Espumados recolecte y de tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los
principios y obligaciones establecidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en la presente política.
X. RESPONSABILIDADES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES (A NOMBRE DE OTRA ENTIDAD):
a. Propender porque el responsable de la información este autorizado para suministrar los datos personales.
b. Garantizar al Titular, en todo momento, el efectivo ejercicio del derecho de los Datos Personales.
c. Conservar de manera idónea y bajo condiciones de seguridad, la información.
d. Realizar continuamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
e. Actualizar la información reportada por los responsables dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
f. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
g. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
h. Permitir el acceso a la información solamente a los entes y personas facultadas legalmente para ello.
i. Cumplir con todos los lineamientos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, con base en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
XI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:
Los Titulares de datos personales por sí o por intermedia persona debidamente facultada, tendrán los siguientes derechos respecto de los datos personales:
a) Derecho de acceso: por medio del cual el Titular tendrá la facultad de acceder a los datos que se encuentren bajo la custodia del Grupo Espumados, pudiéndolos consultar de manera gratuita al menos una vez mensualmente, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información. Solicitándolos al correo electrónico [email protected]
b) Derecho a solicitar prueba de la autorización: En este evento se tiene la facultad de solicitar por el Titular la prueba que demuestra la tenencia de la información, salvo en los casos en que esta no se requiera.
c) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: Acá el Titular puede conocer los datos de su propiedad que se encuentran bajo la custodia del Grupo Espumados.
d) Derecho de actualización, rectificación y supresión: aquí se tendrá la facultad por el Titular, de solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, con la finalidad
que se puedan realizar de manera liberal todos los actos que el Titular requiera.
e) Derecho de presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
f) Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
g) Derecho a presentar quejas ante la SIC: en los casos en que haya lugar frente a vulneraciones a la normatividad vigente. Aplica cuando no exista respuesta u oportunidad de la compañía frente a la solicitud del titular.
h) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la SIC: una vez se efectúen órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá obedecer y dar cumplimiento a las
mismas por parte del Grupo Espumados.
i) Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre Datos Sensibles, o sobre Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes.
XII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS:
a. Procedimiento para la atención de consultas
El Titular o el causahabiente podrá consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Grupo Espumados en su calidad de responsable o encargado del tratamiento, debe suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta realizada por el Titular será atendida por Grupo Espumados en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta en dicho tiempo, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.
b. Procedimiento para la atención de reclamos El Titular o el causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 del 2012, podrán presentar un reclamo ante el Grupo Espumados el cual será tramitado dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta en dicho tiempo, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.
Adicionalmente a ello, el reclamo se debe atender bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente o pertenezca a un área diferente a la en cargada de la protección de datos, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
XIII. PROHIBICIONES
En desarrollo de esta Política, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
a. Grupo Espumados prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato Personal. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los colaboradores del Grupo Espumados será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que haya lugar.
b. En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con Datos Personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a Grupo Espumados
como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligentemente.
c. Grupo Espumados prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento del Titular del Dato o sin autorización de las compañías que lo integran.
d. Grupo Espumados prohíbe circular información que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
e. Grupo Espumados prohíbe el Tratamiento de Datos Personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo Tratamiento que se llegare a hacer respecto de los Datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.
XIV. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
Está prohibida la transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de Datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de Datos por las empresas que integran el Grupo Espumados cuando:
a. El Titular del Dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
b. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y Grupo Espumados como responsable y/o encargado del Tratamiento.
XV. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES
Cuando las autoridades del Estado soliciten a algunas de la compañías que integran el Grupo Espumados el acceso y/o entrega de Datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de Datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los Datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos Datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran.
Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los Datos Personales entregados y los riesgos que conllevan su indebido uso e inadecuado Tratamiento.
XVI. ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación según se indica al inicio del documento.