Como parte de nuestras políticas de protección de datos personales, las
compañías que conforman el Grupo Espumados, Impsercom S.A.S. como
sociedad matriz y Espumados S.A., Espumas Del Valle S.A., Espumas
Medellín S.A., GE Logística S.A.S., Espumados Del Litoral S.A. como
sociedades subordinadas, cumplen rigurosamente con los lineamientos
establecidos por la normatividad vigente en Colombia en materia de
protección de datos personales, de acuerdo con el artículo 15 y 20 de la
Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, así como el Decreto 1074 de 2015, 090 de 2018 y
demás normas que las modifiquen o adicionen.
Nuestro compromiso es garantizar la seguridad y confidencialidad de la
información personal que manejamos, obteniendo siempre el
consentimiento explícito de los titulares de los datos para su tratamiento, y
cumpliendo con las obligaciones legales en cuanto a la recolección, uso,
circulación, supresión y entrega de información personal.
Grupo Espumados se encuentra comprometido con la privacidad de la
información personal de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados,
accionistas y el público en general, por lo que esta política es de obligatorio
cumplimiento para todas sus compañías quienes actuarán como
responsables del tratamiento de datos personales y garantizarán el ejercicio
de los derechos de los titulares de los datos.
Todas las compañías que forman parte del Grupo Espumados (compañía
matriz, subordinadas y subsidiarias), serán responsables conjuntamente del
tratamiento de los datos personales, de acuerdo con lo establecido en las
presentes políticas. Esto significa que dichas compañías podrán llevar a
cabo el tratamiento de datos personales de forma colaborativa, con el fin de
cumplir con los objetivos y finalidades señalados en las políticas de
tratamiento de datos.
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular
del Dato para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Comunicación verbal o escrita generada por el
responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos
Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de
la política de tratamiento de datos personales del Grupo Espumados, la forma de
acceder a
las mismas y las finalidades del
Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Conjunto organizado de datos personales que sea
objeto de Tratamiento.
Hace referencia a las compañías que integran el Grupo Espumados
son aquellos rasgos físicos, biológicos o de
comportamiento de un individuo que lo identifican como único del
resto de la población como huellas dactilares, geometría de mano o
ADN.
Cualquier información vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables.
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al
estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de
comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.
Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o
divulgación puede interesar no solo a su Titular, sino a un grupo de
personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere
la autorización expresa del Titular de la información.
Es un dato personal que por su naturaleza
íntima o reservada solo interesa a su Titular y para su tratamiento
requiere de su autorización expresa.
Se entiende por datos sensibles aquellos que
afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar
su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas,
la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o
que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los
datos biométricos.
Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento.
Grupo empresarial conformado por Impsercom
S.A.S en calidad de matriz y Espumados S.A., Espumados Del Litoral
S.A., Espumas Del Valle S.A., Espumas Medellín S.A. y GE Logística
S.A.S. como sociedades subordinadas.
Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base
de datos y/o el tratamiento de los datos.
Clientes y prospecto de clientes, proveedores, contratistas,
accionistas, aliados, visitantes, empleados, aprendices, candidatos de
procesos de selección y cualquier otra persona natural cuyos datos
personales sean objeto de tratamiento por las compañías que
integran el Grupo Espumados
La transferencia de datos tiene lugar cuando el
responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales,
ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a
un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se
encuentra dentro o fuera del país.
Tratamiento de datos personales que implica la
comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre
datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación o supresión.
se refiere al presente documento, como
política de tratamiento de datos personales aplicada por el Grupo Espumados, de
conformidad con los lineamientos de la legislación
vigente en la materia.
son todas las medidas que se toman, tanto a
nivel técnico como jurídico, para garantizar que la información de los
usuarios de una compañía, entidad o de cualquier base de datos,
esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a esta, por
parte de personas no autorizadas.
el Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público
de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el
cual será administrado por la Superintendencia de Industria y
Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
Superintendencia de Industria y Comercio.
Grupo Espumados es consciente del tratamiento reglado al que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Grupo Espumados tratará los datos con una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al Titular.
Grupo Espumados ejercerá el tratamiento de datos personales únicamente con el previo consentimiento, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En Grupo Espumados está prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
El Grupo Espumados garantiza el derecho al Titular del dato a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan.
El Tratamiento estará sujeto a los
límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de
acuerdo con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en la
Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por
personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la
ley con excepción de la información pública.
Grupo Espumados no pondrá a disposición los datos personales en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo
que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Grupo Espumados manejará la información sujeta a Tratamiento con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de datos públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Las empresas que integran el Grupo Espumados, actuaran como responsables del tratamiento, por lo tanto, estas se encuentran identificadas de la siguiente manera:
NIT:860.036.649-5
Teléfono: PBX: (601) 7309130
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Autopista Sur, Carrera 4 No. 6-15 - Soacha Cundinamarca
Página web: www.romancerelax.com
Página web: www.grupoespumados.com
NIT: 800.177.119-1
Teléfono: PBX: (605) 3197430
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Calle 110 No. 9G-520 Avenida Circunvalar Km7. - Barranquilla Atlántico
Página web: www.romancerelax.com
Página web: www.grupoespumados.com
NIT: 890.320.240-3
Teléfono: PBX: (602) 6849000
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Carrera 146 No. 25-105 Callejón de la Viga, Vía Cali Jamundí - Cali Valle del Cauca
Página web: www.romancerelax.com
Página web: www.grupoespumados.com
NIT: 890.921.665-9
Teléfono: PBX: (604) 4441423
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Carrera 48 No. 98 sur – 05 Variante a Caldas Km3 – La Estrella Antioquia
Página web: www.romancerelax.com
Página web: www.grupoespumados.com
NIT: 901.277.387-2
Teléfono: PBX: (604) 4441423
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Carrera 48 No. 98 sur – 05 Variante a Caldas Km3 – La Estrella Antioquia
Página web: www.grupoespumados.com
NIT: 900.755.426-9
Teléfono: PBX: (601) 7309130
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Autopista Sur, Carrera 4 No. 6-15 - Soacha Cundinamarca
Página web: www.grupoespumados.com
De otra parte, Grupo Espumados gestionará las solicitudes realizadas por
los Titulares de los datos, relacionadas con el ejercicio de sus derechos
(Consultar, reclamar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización
del tratamiento). Para tal efecto, el Titular del Dato, podrá radicar las
solicitudes con el área de Tratamiento de Datos Personales denominada
Dirección Nacional de Cumplimiento y Asuntos Regulatorios, mediante el
correo electrónico: [email protected]
En caso de que las personas no tengan acceso a dispositivos digitales, las
solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos derivados del
Habeas Data se pueden ejercer directamente en cualquiera de nuestras
Oficinas a nivel nacional ubicadas en las direcciones anteriormente
mencionadas, en el horario de 7:00 am a 5:00 pm de lunes a viernes.
Grupo Espumados se compromete a:
-Todo empleado que inicie vínculo laboral con alguna de las Compañías tendrá en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios 1377 del 2013 y 1074 del 2015.
-Incluir en el reglamento interno de trabajo un texto relativo a la obligación de cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios 1377 del 2013 y 1074 del 2015.
-Todo tercero que por relación con áreas o con alguna de las Compañías del Grupo Espumados requiera bases de datos personales, se le exigirá cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del Titular para tratar sus datos personales.
-A todos los proveedores, clientes, vinculados por cualquier medio utilizado, o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de Grupo Espumados, se solicitará la autorización por escrito para que sus datos personales puedan ser tratados de acuerdo con una finalidad específica, de acuerdo con la naturaleza de la relación con el tercero.
-Todas las Bases de Datos que las áreas y compañías que integran el Grupo Espumados traten, tendrán su debido respaldo con garantía de recuperación (Back up).
-De requerirse algún tipo de envío de bases de datos o masivos, se debe asegurar que estos se realicen de manera cifrada.
-Anualmente el Grupo Espumados debe realizar campañas de actualización de sus bases de datos.
-Para el Tratamiento de bases de datos todas las áreas que así lo requieran tendrán el procedimiento escrito que garantice el cumplimento de la Política, de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios 1377 del 2013 y 1074 del 2015.
Con anterioridad y/o al momento de la recolección de los datos personales, Grupo Espumados solicitará al Titular de los datos su autorización para la recolección y tratamiento de estos, de manera previa y expresa, así mismo se debe informar al Titular:
-Finalidad para la cual se solicita la recolección del dato.
Derechos que tienen los Titulares frente al Grupo Espumados en cuanto a responsabilidad del tratamiento y los medios para ejercerlos.
La identificación de las compañías del Grupo Espumados.
La ubicación de la política de tratamiento de datos personales del Grupo Espumados.
La autorización del Titular del dato se podrá obtener utilizando medios
electrónicos idóneos, escritos u orales, que permitan conservar prueba de
la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del
Decreto 1377 de 2013.
Los datos recolectados por las compañías del Grupo Espumados, serán
almacenados de manera física y utilizando medios tecnológicos, con el
propósito de salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la
información personal de los Titulares.
Grupo Espumados se compromete a conservar la prueba de la
autorización del tratamiento de manera adecuada, velando y respetando
los principios de confidencialidad, seguridad y circulación restringida.
En caso de no contar con una autorización previa y expresa, las compañías
del Grupo Espumados se abstendrán de recolectar y tratar los datos
personales.
Grupo Espumados, podrá recolectar y tratar los datos personales sin
necesidad de autorización del Titular en los siguientes casos:
-Información requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
-Datos de naturaleza pública.
-Casos de urgencia médica o sanitaria.
-Tratamiento de información autorizado por la ley para fines
históricos, estadísticos o científicos.
Las autorizaciones para el tratamiento de los datos personales se podrán
obtener por cualquier medio que garantice su consulta posterior en el caso
de requerirse. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de
medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada.
Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos exigidos
cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas
inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de forma razonable
que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a
una conducta inequívoca.
La información que es incorporada en las bases de datos de las compañías que integran el Grupo Espumados., será recolectada y tratada conforme a la normatividad vigente con las siguientes finalidades:
-Validar y verificar la identidad de clientes y prospecto de clientes
para el ofrecimiento de un bien, producto o servicio.
-Ejecutar relaciones contractuales con clientes de acuerdo al
desarrollo de su objeto social.
-Evaluar la calidad del servicio prestado a sus usuarios.
-Enviar información relativa a temas de comercialización, publicidad
y/o promoción de bienes, servicios y/o productos a través de: correo
electrónico, correo físico (certificado), mensajes de texto, llamada
telefónica y redes sociales.
-Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo,
financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva,
corrupción, soborno, fraude o actividades ilegales.
-Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades
administrativas y judiciales o datos públicos que tengan como
función la administración de datos de esta naturaleza.
-Otorgar garantía sobre los productos y servicios adquiridos según la
ley aplicable.
-Desarrollar e implementar programas de fidelización y/o mejora de
los productos y servicios para los clientes.
-Realizar actividades de videovigilancia.
-Gestionar las consultas, quejas y reclamos presentadas por los
Titulares de datos personales, respecto de los servicios y productos
ofrecidos por las Compañías.
-Gestionar transacciones electrónicas con pasarelas de pago.
-Efectuar todo el proceso de evaluación, escogencia y vinculación
laboral del recurso humano, además del registro en las bases de
datos del personal vinculado.
-Realizar estudios a nivel organizacional sobre clima laboral,
incremento salarial y demás políticas laborales a desarrollar.
-Soportar procesos de revisoría fiscal y en general cualquier auditoria
a nivel corporativo.
-Para cualquier otro indicado en la autorización otorgada por el Titular
para el manejo de datos o descritos en el aviso de privacidad a que
haya lugar.
-Suministrar, entregar, compartir, enviar información para ejercer el
derecho sobre cualquier acreencia que se halla pactado con
anterioridad o en la actualidad con El Grupo Espumados.
-Realizar actividades requeridas por el área de Gestión Humana,
incluyendo, pero sin limitarse a: la identificación plena del empleado
o aprendiz, archivo y manejo de su información de contacto y de su
información académica y profesional.
-La prevención de fraudes y lavado de activos, y el control de los
mecanismos y protocolos de seguridad y videovigilancia de la
infraestructura y de las instalaciones.
-Ofrecer programas de bienestar empresarial para los empleados y
sus familiares, así como la comunicación de eventos y programas
institucionales.
-Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado.
-Compartir información con proveedores, consultores y contratistas
con los que la Compañía desarrolle actividades en cumplimiento de
su objeto social.
-Compartir los Datos Personales con las Compañías pertenecientes al
Grupo Espumados para ofrecer productos.
-Realizar el proceso de selección y vinculación del proveedor.
-Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de
riesgos, de mercado y financiera a partir de los resultados del
proveedor o contratista.
-Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y
actualizar la información del proveedor o contratista.
-Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo,
financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva,
corrupción, soborno, fraude o actividades ilegales.
-Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades
administrativas y judiciales o datos públicos que tengan como
función la administración de datos de esta naturaleza.
-Realizar actividades de videovigilancia.
-Gestionar las consultas, quejas y reclamos presentadas por los
Titulares de datos personales.
Grupo Espumados, recolectará, almacenará, usará y/o circulará los datos
durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las
finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones
aplicables. Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y sin perjuicio
de la normatividad vigente, se procederá a la supresión de los datos
personales en su posesión. Los datos personales serán conservados hasta
cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o
contractual y lo establecido en el Procedimiento de Gestión Documental.
Se presentarán reportes y actualizaciones ante la SIC los 10 primeros días
de cada mes si se presentan cambios sustanciales y se reportara cada 6
meses los reclamos formales realizados por los Titulares de los Datos
(durante los primeros 15 días hábiles del mes).
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está
prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de
conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley Estatutaria 1581 de
2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y
requisitos:
Se presentarán reportes y actualizaciones ante la SIC los 10 primeros días
de cada mes si se presentan cambios sustanciales y se reportara cada 6
meses los reclamos formales realizados por los Titulares de los Datos
(durante los primeros 15 días hábiles del mes).
-Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes.
-Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o
adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su
derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la
madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.
Por lo anterior, en el caso que El Grupo Espumados recolecte y de
tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá
velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los
principios y obligaciones establecidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en
la presente política.
a. Propender porque el responsable de la información este autorizado
para suministrar los datos personales.
b. Garantizar al Titular, en todo momento, el efectivo ejercicio del
derecho de los Datos Personales.
c. Conservar de manera idónea y bajo condiciones de seguridad, la
información.
d. Realizar continuamente la actualización, rectificación o supresión de
los datos.
e. Actualizar la información reportada por los responsables dentro de
los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
f. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos
señalados en la presente política.
g. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por
el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia
de Industria y Comercio.
h. Permitir el acceso a la información solamente a los entes y personas
facultadas legalmente para ello.
i. Cumplir con todos los lineamientos establecidos por la
Superintendencia de Industria y Comercio, con base en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012.
Los Titulares de datos personales por sí o por intermedia persona debidamente facultada, tendrán los siguientes derechos respecto de los datos personales:
a) Derecho de acceso:por medio del cual el Titular tendrá la facultad de
acceder a los datos que se encuentren bajo la custodia del Grupo Espumados,
pudiéndolos consultar de manera gratuita al menos una
vez mensualmente, y cada vez que existan modificaciones sustanciales
de las políticas de tratamiento de la información. Solicitándolos al correo
electrónico [email protected]
b) Derecho a solicitar prueba de la autorización: En este evento se tiene la
facultad de solicitar por el Titular la prueba que demuestra la tenencia
de la información, salvo en los casos en que esta no se requiera.
c) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: Acá el
Titular puede conocer los datos de su propiedad que se encuentran bajo
la custodia del Grupo Espumados.
d) Derecho de actualización, rectificación y supresión: aquí se tendrá la
facultad por el Titular, de solicitar la actualización, rectificación y/o
supresión de los datos personales objeto de tratamiento, con la finalidad
que se puedan realizar de manera liberal todos los actos que el Titular
requiera.
e) Derecho de presentar solicitudes y reclamos relacionados con la
regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
f) Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos
Personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que
impida eliminarlos.
g) Derecho a presentar quejas ante la SIC: en los casos en que haya lugar
frente a vulneraciones a la normatividad vigente. Aplica cuando no
exista respuesta u oportunidad de la compañía frente a la solicitud del
titular.
h) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la
SIC: una vez se efectúen órdenes impartidas por la Superintendencia de
Industria y Comercio, se deberá obedecer y dar cumplimiento a las
mismas por parte del Grupo Espumados.
i) Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre Datos Sensibles, o sobre
Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes.
El Titular o el causahabiente podrá consultar la información personal del
Titular que repose en cualquier base de datos. Grupo Espumados en su
calidad de responsable o encargado del tratamiento, debe suministrar a
estos toda la información contenida en el registro individual o que esté
vinculada con la identificación del Titular.
La consulta realizada por el Titular será atendida por Grupo Espumados en
un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo
de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta en dicho
tiempo, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso
podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.
El Titular o el causahabiente que considere que la información contenida
en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera
de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 del 2012, podrán
presentar un reclamo ante el Grupo Espumados el cual será tramitado
dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo
de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta en dicho
tiempo, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.
Adicionalmente a ello, el reclamo se debe atender bajo las siguientes
reglas:
-Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de
los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
-En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente o
pertenezca a un área diferente a la en cargada de la protección de
datos, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de
dos (2) días hábiles e informara de la situación al interesado.
-Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos
una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en
un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
En desarrollo de esta Política, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
a. Grupo Espumados prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión,
comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de Datos
Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato
Personal.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de los colaboradores
del Grupo Espumados será considerado como falta grave, que podrá
dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin
perjuicio de las acciones legales adicionales a que haya lugar.
b. En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga
relación con Datos Personales, se pactará una previsión en relación con
los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a Grupo Espumados
como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas,
entre otras, por parte de las autoridades competentes y como
consecuencia del obrar imprudente y negligentemente.
c. Grupo Espumados prohíbe la cesión, comunicación o circulación de
Datos Personales, sin el consentimiento del Titular del Dato o sin
autorización de las compañías que lo integran.
d. Grupo Espumados prohíbe circular información que este siendo
controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
e. Grupo Espumados prohíbe el Tratamiento de Datos Personales de niños
y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus
representantes legales. Todo Tratamiento que se llegare a hacer
respecto de los Datos de los menores, se deberán asegurar los derechos
prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía
con el Código de la Infancia y la Adolescencia.
Está prohibida la transferencia de Datos Personales a países que no
proporcionen niveles adecuados de protección de Datos. Se entienden
países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales
de Datos por las empresas que integran el Grupo Espumados cuando:
a. El Titular del Dato haya otorgado su autorización previa, expresa e
inequívoca para realizar la transferencia.
b. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el
Titular y Grupo Espumados como responsable y/o encargado del
Tratamiento.
Cuando las autoridades del Estado soliciten a algunas de la compañías que
integran el Grupo Espumados el acceso y/o entrega de Datos de carácter
Personal contenidos en cualquiera de sus bases de Datos, se verificará la
legalidad de la petición, la pertinencia de los Datos solicitados en relación
con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de
la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con
todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el
deber de protección sobre estos Datos, tanto al funcionario que hace la
solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran.
Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las
medidas de seguridad que aplican a los Datos Personales entregados y los
riesgos que conllevan su indebido uso e inadecuado Tratamiento.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación según se indica al inicio del documento.